Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassenbonpflicht. In diesem Blog Artikel liefern wir dir dazu alle wichtigen Antworten.
Ob beim Bäcker, dem Supermarkt um die Ecke oder dem Café mit dem besten Espresso. Überall werden die Kunden seit Anfang Januar 2020 beim Einkauf gefragt, ob sie den Kassenbeleg möchten. Ziel der Bundesregierung ist es, damit längerfristig Steuerhinterziehung zu vermeiden. Trotzdem gab es bei der Einführung von den Geschäften viel Kritik rund um die Bonpflicht. Vor allem das Thema rund um die größeren Papiermengen hatte für grosses Aufsehen gesorgt. Denn die Kassenbonpflicht hat durchaus direkte eine belastende Einwirkung auf die Umwelt. Aber was ist die Kassenbonpflicht überhaupt? Und wie sieht es nun zwei Jahre nach der Einführung der Bonpflicht aus, auf was muss ich als Ladenbesitzer genau achten? In diesem Blog Artikel liefern wir dir zu diesen Fragen alle wichtigsten Antworten.
Was genau ist die Bonpflicht?
Die Kassenbonpflicht, welche vor zwei Jahren eingeführt wurde, bedeutet, dass alle Belege von einer elektronischen Registrierkasse ausgestellt werden müssen. Dabei ist es egal, ob du nur ein Brötchen oder ein Bett verkaufst. Das Gesetz schreibt vor, dass auch bei kleinsten Cent Beträgen ein Kassenzettel ausgehändigt werden muss. Wenn keine Papierausgabe möglich sein sollten, müssen die Kassenbons digital zur Verfügung gestellt werden. Das ist sowohl per E-Mail oder auch per SMS erlaubt.
Kritik an der Kassenbonpflicht 2020
Bei der Einführung der Kassenbonpflicht 2020 gab es von allen Seiten lautstarke Kritik. Sowohl die Betriebe des Einzelhandels oder der Gastronomie als auch die Kunden sahen keinen dringenden Grund, sich diese Pflicht gesetzlich vorschreiben zu lassen. Die neuen Regelungen führten von Anfang an zu viel Unmut.
Denn viele kleine Unternehmen befürchteten wegen dieser Kassenbonpflicht ein zusätzlicher Kostenfaktor. Dabei geht es in erster Linie nicht nur um den höheren Verbrauch des Thermopapiers, welches zum Drucken von den Kassenbons benötigt wird. Sondern vor allem auch um die Anschaffungskosten des Bondruckers. Nach zwei Jahren kann man den Kostenpunkt aber relativieren. Die Kosten sind längerfristig gesehen wegen der Kassenbon Pflicht nicht zusätzlich gestiegen wie erwartet. Die Kosten reduzieren sich rein auf die Anschaffungskosten. Zudem müssen die Drucker nicht unbedingt gekauft werden. Viele Anbieter bieten Kassenbondrucker auch zur Miete an. Hier gibt es vielfach preiswerte Angebote, in denen ein Bondrucker bereits im Kassensystem inkludiert ist. Paymash bietet zum Beispiel solche Pakete schon seit Beginn an.
Ein weiterer Faktor, welche die Unternehmer befürchteten, war der bürokratische Mehraufwand. Durch dieses Kassengesetz müssen sie die Kassenzettel sammeln und aufbewahren. Die Menge der Kassenbons nehmen sowohl bei den Kunden in den Einkaufstaschen wie auch in den Betrieben merklich zu.
Auch die Entsorgung der Belege ist ein Thema. Viele Kunden sind an dem Kassenzettel überhaupt nicht interessiert und lassen diesen gerne auf dem Tresen zurück. Wenn die Unternehmen die Belege dann selbst entsorgen müssen, kann der Bon nicht einfach nachhaltig im Papiermüll entsorgt werden. Aufgrund des Thermopapiers gehört der Kassenbon in den Restmüll. Vorab muss aber unbedingt darauf geachtet werden, ob sich darauf nicht noch persönliche Kundendaten befinden. Denn sobald dies der Fall sein sollte, müssen diese Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung unkenntlich gemacht werden. Mittlerweile können aber die Kassensysteme die Kundendaten auf dem Bon anonymisieren oder gänzlich weglassen. Damit wird dieser Prozess zum Glück um einen Schritt erleichtert.
Der Umweltaspekt ist der größte Kritikpunkt bei diesem Gesetz. Durch die Belegausgabepflicht ist der Papierverbrauch enorm gestiegen und dies belastet die Umwelt zusätzlich. Lösungen zu diesem Problem gibt es teilweise bereits schon. Zum einen wird versucht, die Länge der Kassenzettel mit Hilfe von der Einfügen eines QR-Codes zu verkürzen. Zum anderen kann der Bon auch digital zugestellt werden. Nebst dem enormen Papierverbrauch kommt hinzu, dass viele Unternehmen nicht wissen, wie sie die Bons richtig entsorgen.
Beleg in Papierform oder digital versenden
Die Kassenbonpflicht hat die Unternehmer dazu verpflichtet, einen Bon auszuhändigen, sobald eine Transaktion vollzogen wird. Dass dies zu einer enormen Belastung der Umwelt führt, ist selbsterklärend. Um diese Komplikation einzudämmen, gibt es die Möglichkeit, den Beleg auch digital an die Kunden zu versenden. Der Kassenbon darf entweder per E-Mail oder SMS an den Kunden gesandt werden.
Bei Paymash steht diese Möglichkeit ebenfalls zur Verfügung. Der Kunde kann direkt an der Kasse entscheiden, ob er den Beleg in Papierform haben möchte oder digital per E-Mail. Somit sind die Unternehmen flexibel und die Kunden können selbst entscheiden. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses kann einerseits Thermopapier eingespart werden und die Umwelt wird dadurch geschont.
Kassenbonpflicht Ausnahmen
Wegen der ganzen Aufregung um die Kassenbonpflicht haben sich viele Geschäfte versucht, sich davon zu befreien. Tatsächlich gibt es für kleine Unternehmen die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht auszuschließen. Um dies zu Bewerkstelligen, muss ein Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde im jeweiligen Bundesland gestellt werden. Chancen haben Geschäfte, welche ihre Produkte oder Dienstleistungen an eine große Menge unbekannter Kunden verkaufen. Dies sind zum Beispiel Unternehmen wie Klubs, Imbiss- oder Marktstände.
Zudem können Geschäfte mit geringem Umsatz ebenfalls einen Ausschluss aus der Pflicht beantragen. Das zuständige Finanzamt wird sich jeden Antrag genau anschauen und anschließend überprüfen, ob der Ausnahme stattgegeben werden kann. Auch wenn du zum Beispiel planst, einen Pop-Up-Store zu eröffnen, solltest du dich vorher genau erkundigen, ob hier die Ausnahmeregelung greift.
Was passiert bei einer Missachtung der Ausgabepflicht?
Bei Nichteinhaltung der Kassenbonpflicht wird man nicht direkt mit einer Geldstrafe konfrontiert. Trotzdem solltest du diese Kassenbonpflicht nicht auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer Missachtung liegt ein Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung oder vielmehr der Aufzeichnungen vor. Wenn Indizien einer Missachtung vorliegen, kann es vermehrt zu Betriebsprüfungen durch das Finanzamt kommen, weil das Geschäft in eine höhere Risikoklasse eingestuft wird. Auf Dauer kann dies sowohl dem Unternehmen als auch dem Umsatz schaden. Außerdem ist die Übergangsfrist bereits vor über einem Jahr abgelaufen und die Kulanz der Behörden sollte nicht auf die Probe gestellt werden.
Welche Angaben müssen auf dem Beleg stehen?
Nicht nur wurde vorgeschrieben, dass Bons neu herausgegeben werden müssen, sondern auch, welche Informationen darauf enthalten sein sollen. Im Falle fehlender Informationen können ebenfalls Schwierigkeiten mit dem Finanzamt auftreten.
- Der Vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Bons
- Art und Menge der Bestellungen
- Die Rechnungsnummer
- Den Zahlungsbetrag und der Steuerbetrag
- Die Seriennummer des Kassensystem
- Die Transaktionsnummer, der Signaturzähler sowie der Prüfwert
Anschaffungspflicht einer TSE Registrierkasse
Das Jahr 2020 war geprägt von Veränderungen für jegliche Nutzer:innen eines Kassensystems. Nebst der Belegausgabepflicht wurde auch die Sicherheitseinrichtung TSE für elektronische Registrierkassen vorgeschrieben. TSE bedeutet technische Sicherheitseinrichtung und ist eine Schutzmaßnahme, welche die sichere und vollständige Aufzeichnung der Daten gewährleisten soll.
Die aufgezeichneten Informationen werden manipulationssicher und verschlüsselt gespeichert und anschließend für das Finanzamt exportiert. Diese Änderungen haben für eine hohe administrative Hürde gesorgt und daher wurden die Übergangsfristen anfangs noch von Bund und Ländern verlängert. Seit dem September 2020 sind die Übergangsfristen aber verstrichen und die zuständigen Behörden gehen davon aus, dass die Sicherheitseinrichtungen in den jeweiligen Kassensystemen von den Geschäften vorhanden ist.
Die TSE-Pflicht war zu Beginn für Cloud Kassensoftware ein Problem. Deshalb wurde ziemlich schnell eine online TSE eingeführt.
Ausblick zur Bonpflicht
Da sich zu Beginn viele Händler gegen die Regelung gestellt haben, wurden die Übergangsfristen verlängert. Spätestens jedoch seit September 2020 sind die Vorgaben verpflichtend. Wer immer noch ein Kassensystem ohne die Sicherheitseinrichtung TSE besitzt oder sich nicht an die Belegausgabepflicht hält, sollte möglichst schnell handeln. Man hat zwar nicht direkt mit der Konsequenz einer Geldstrafe zu rechnen, jedoch sollten solche Geschäftsvorfälle wenn möglich verhindert werden. Mittlerweile gehört es zu den Pflichten, welche man als Unternehmer einhalten muss, wenn man ein Geschäft ordnungsgemäß führen will.
Bei einer Neuanschaffung eines Kassensystems wird die TSE sowie die Belegausgabepflicht automatisch berücksichtigt. Alle Registrierkassen, welche nach Januar 2020 produziert wurden, sind bereits TSE fähig und oftmals ist bei der Bestellung eines Kassensystems ein Bondrucker integriert. Somit sollte die Kassenbonpflicht für Neugründer keine große Herausforderung mehr sein, sondern eine Selbstverständlichkeit.
Fazit
Die Kassenbonpflicht 2020 hat für den Gesetzgeber viele Vorteile. Aber die Umstellung, vor allem die TSE-Pflicht, war für viele kleine Unternehmen administrativ umständlich. Zumal die Finanzbehörden die gesetzlichen Grundlagen in kurzen Abständen immer wieder angepasst haben. Sicherlich könnte auch auf die unzähligen Berge an Kassenzettel definitiv verzichtet werden. Vor allem sollte die negative Auswirkung auf die Umwelt unbedingt erneut beachtet werden. Hierzu ist aber zu erwähnen, dass dieser Fehler bereits durch neue Regelungen wie das zur Verfügung Stellen eines digitalen Kassenbons oder das ersetzen, von Informationen auf dem Kassenbon durch einen QR Code, ernst genommen wurde.
Ob die Kassenbonpflicht sowie das Kassengesetz effiziente Lösungen zur Eindämmung von Steuerbetrug sind, kann derzeit noch nicht beantwortet werden. Steuerbetrug und Manipulationen an Kassensystemen werden damit nie ganz verhindert. Aber mit diesen neuen Vorgaben hat der Staat bessere Instrumente, um solche Betrügereien auszubremsen.
FAQ
Was genau ist die Kassenbonpflicht?
Die Kassenbonpflicht verpflichtet seit dem 1. Januar 2020 die Herausgabe von Kassenbons an Kunden. Das Kassengesetz soll den Staat dabei unterstützen, den Steuerbetrug im Einzelhandel zu minimieren. Die Kassenbonpflicht ermöglicht eine gewisse Transparenz gegenüber den Behörden, um so Manipulation und Steuerbetrug schneller zu verhindern. Neu muss das Verkaufspersonal bei jeder Transaktion den Kunden einen Kassenzettel abgeben. Anstelle eines physischen Belegs ist auch ein elektronischer Kassenbon per E-Mail erlaubt.
Wieso gibt es eine solche gesetzliche Pflicht?
Eine solche gesetzliche Bon Pflicht ist notwendig, weil vielfach Verkäufe bewusst nicht deklariert werden und somit dem Staat Millionen Euros an Umsatzsteuern verloren gehen. Die jährlichen Einbußen belaufen sich je nach Schätzungen auf ca. 10 Milliarden Euro. Dazu wird meisten noch im Kassenjournal nachträglich Umsätze manipuliert. Bei der Bundesrepublik fallen solchen hohen Steuerausfällen ins Gewicht. Deswegen fehlen oft Gelder für die Infrastruktur oder Bildung. Darum wurde die Kassenbonpflicht sowie die TSE bei Kassensystemen eingeführt. Nun kann die Finanzbehörde jede einzelne Transaktion nachvollziehen, da sie im System automatisch protokolliert wird.
Wen betrifft diese Pflicht?
Diese Pflicht betrifft jeden, der eine elektronische Registrierkasse besitzt sowie im Einzelhandel, in der Dienstleistung oder der Gastronomie tätig ist. Grundsätzlich eigentlich alle Branchen, welche eine Kasse benötigen und verwenden. Es gibt aber Ausnahmen. Um von der Pflicht ausgenommen zu werden, muss ein entsprechender Antrag gestellt werden. Eine Chance auf Genehmigung hat man, wenn man eine große Menge an unbekannten Kunden bedient. Dies ist beispielsweise bei einem Imbiss der Fall oder Händler mit einem sehr geringen Umsatz. Trotzdem muss eine Befreiung der Kassenbonpflicht 2020 immer mit den zuständigen Behörden abgesprochen werden und selbstverständlich muss der Antrag genehmigt werden, um rechtmäßig davon befreit zu werden. Eine offene Ladenkasse ist derzeit ausgeschlossen vom Kassengesetz. Möglicherweise werden auch hier zukünftig noch Vorschriften kommen.
Welche Daten müssen auf dem Kassenbeleg stehen?
Die Inhalte der Kassenzettel sind vom Gesetzgeber strikt vorgegeben. Wenn die Form unvollständig sein sollte, kann dies zu Schwierigkeiten führen. Essenziell notwendig sind folgende Informationen: Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens; Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Bons; Art und Menge der Bestellungen; die Rechnungsnummer; den Zahlungsbetrag und der Steuerbetrag; die Seriennummer des Kassensystems; die Transaktionsnummer, der Signaturzähler sowie der Prüfwert. Sensible Informationen von den Kunden sollten sich wenn möglich nicht auf dem Kassenbon stehen. Wenn der Kunde seinen Kassenbon nicht möchte und die Entsorgung nun beim Herausgeber liegt, müssen Kundeninformationen, welche sich darauf bedingen, unkenntlich gemacht werden.
Wieso ist ein QR Code auf dem Beleg?
Die Verwendung eines QR Codes auf einem Kassenbon ist nicht verpflichtend, kann aber einen Kassenbon in seiner länge verkürzen. Dies würde sowohl der Umwelt helfen sowie auch den Papierberg verkleinern. Denn im QR Code können die oben genannten Daten versteckt und müssen nicht in voller Länge gedruckt werden. Diese sind danach an sich nicht mehr lesbar, doch durch maschinelle Unterstützung wie einem QR Code-Scanner können die Daten wieder lesbar gemacht werden. Es werden keine Daten unterschlagen, lediglich in eine andere Form finanzkonform dargestellt.
Was ist eine TSE Signatur?
Die bundesweite Kassensicherungsverordnung KassenSichV setzt voraus, dass eine elektronische Registrierkasse mit der technischen Sicherheitseinrichtung TSE ausgestattet werden muss. Die Kasse soll vor allem vor Manipulationen geschützt werden. Die Signatur gehört zur TSE-Lösung und beinhaltet alle vom Finanzamt vorgegebenen Sicherheitselemente. Dazu gehören die Transaktionsnummer, Seriennummer und eben eine digitale Signatur.
