Rechtliche Anforderungen Kassensysteme 2022

Eines gleich vorweg: Paymash ist ein finanzamtkonformes Kassensystem, das selbstverständlich auch GoBD konform ist. Paymash erfüllt auch die gesetzlichen Anforderungen Österreichs (RKSV) und der Schweiz.

Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme in Deutschland

Gewerbetreibende mit Bargeschäften müssen eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen beachten. Die Einhaltung formeller Ordnungsvorschriften müssen genau beachtet werden, ansonsten können hohe Geldstrafen anfallen. Für Unternehmer lohnt es sich es sich also auf der Höhe der Zeit zu bleiben. Dennoch ist keine Angst angebracht, denn moderne Anbieter von Kassensystemen helfen dir dabei, dein Geschäft finanzamtkonform zu führen und die Daten aufzubewahren.

Besteht in Deutschland eine Registrierkassenpflicht?

Vom Bundesfinanzministerium (BFM) ist zum heutigen Zeitpunkt keine allgemeine Pflicht zur Führung eines elektronischen Kassensystems vorgesehen. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht würde in vielen Fällen einen unverhältnismäßigen Eingriff in die Wirtschaftsfreiheit insbesondere kleinerer Betriebe bedeuten. Wie es das BFM erklärt, haben Kosten-Nutzen-Gesichtspunkte – gerade für Kleinunternehmern wie Wochenmärkten, Hofläden etc. – davon abrücken lassen.

GOBD-konforme Kassensysteme. Was sind die steuerlichen Anforderungen an Kassensysteme?

Alle Unternehmer sind handels- und steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Die Verpflichtung geht einher mit der Auflage unzähliger Vorschriften über die Dokumentation von geschäftlichen Vorgängen. Seit 2017 müssen Unternehmen in Deutschland, die eine Registrierkasse verwenden, die GoBD erfüllen. Kassensysteme müssen dabei einige Funktionen erfüllen, damit die Kasse die Ansprüche der GoBD Konformität erfüllt.

Alle Bareinnahmen, Umsätze, Daten und Geschäftsvorgänge müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen während 10 Jahren ohne Möglichkeit einer nachträglichen Änderung auf einem Speichermedium gespeichert und aufbewahrt werden.

Kassenprüfung 

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat der Gesetzgeber die Finanzämter mit weiteren Befugnissen ausgestattet, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und den korrekten Einsatz von elektronischen Kassensystemen zu überprüfen: Die Kassen-Nachschau. Die Kassenprüfung befugt berechtigte Amtsträger, ohne vorherige Ankündigung betriebliche Räumlichkeiten zu betreten und im Zweifelsfall sogar Kassendaten auszulesen und zu überprüfen. Neben den technischen Sicherheitseinrichtungen scheint auch die neue Form der Nachschau ein starkes Mittel zu werden, um ordnungsgemäßen Kasseneinsatz zu überprüfen. Weitere Tipps, welche Kassensysteme für Kleinunternehmer geeignet sind, gibt es in diesem Artikel.

Gesetzliche Maßnahmen zur digitalen Grundaufzeichnung

Im Kampf gegen manipulierte Kassenaufzeichnungen hat das Kabinett im Juli 2016 ein „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ erlassen. Das Gesetz hatte im Kern die Absicht, den gewerblichen Barverkehr für das Finanzamt transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten. Denn es ist unbestritten, dass beim täglichen Barverkehr und deren Aufzeichnung keine bedeutenden Hindernisse für Betriebsinhaber bestehen, die Kasseneinnahmen des Tages illegal zu verkürzen. Um genau dieses Risiko zumindest zu minimieren, wurden die Aufzeichnungsvorschriften um eine weitere Regel ergänzt, die sich eben mit jenen elektronischen Registrierkassenaufzeichnungen auseinandersetzt.

Wie haben sich die Aufzeichnungspflichten verändert?

Im Grundsatz gilt, dass jeder Geschäftsvorfall aufzuzeichnen ist. Wer seine Aufzeichnungen elektronisch, beispielsweise mithilfe einer Registrierkasse tätigte, war bereits durch ein BMF-Schreiben aus dem Jahre 2001 dazu verpflichtet, dass alle getätigten Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen und vorzuhalten sind. Die Einzelaufzeichnungen waren zwar vorzunehmen, konnten sich aber anfangs im Schatten der Tagesendsummenbons verstecken: Ein Datenzugriff konnte bei gegebenen technischen Voraussetzungen vom Finanzamt zwar gefordert werden, es war aber erst einmal ausreichend, wenn die Tagesumsätze im sogenannten Tagesendsummenbon schriftlich niedergelegt waren. Dieser ist ein laufend durchnummerierter Report der täglichen Umsätze, welcher durch zusammengefasste, aber dennoch ausreichend detaillierte Informationen einen glaubhaften Überblick über die Bargeschäfte verschaffen konnte.

Auch in Fällen, in denen die Kasse keine digitalen Daten anbietet, war man nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Hier war neben den zusammenfassenden Tagesendsummenbons tatsächlich noch eine Journalrolle mit sämtlichen Einzelumsätzen ausgedruckt aufzubewahren, was kosten- und zeitintensiv zugleich war.

Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2010 wurde das Ende der Tagesendsummenbons eingeleitet. Registrierkassen und sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme hatten fortan alle digitalen Daten zu speichern und elektronisch bereitzustellen. Eine Abkürzung über den Tagesendsummenbons war nur noch in solchen Übergangsfällen möglich, in denen die eingesetzte Kasse nicht die technischen Möglichkeiten für einen externen Datenzugriff besaß. Bei dieser Übergangsregelung handelte es sich aber um eine Gnadenfrist. Sämtliche Übergangsfristen diesbezüglich sind zum 31.12.2016 ausgelaufen, was alle Anwender von elektronischen Kassensystemen ab dem 01.01.2017 dazu verpflichtet, ihre Aufzeichnungen digital auswertbar zu archivieren, um so jederzeit einen qualifizierten Kassenzugriff zu ermöglichen.

Manipulationsschutz durch Neuregelung

Damit die einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichneten Geschäftsvorfälle nicht im Nachhinein verändert werden, setzt die Neuregelung auf den verpflichteten Einsatz eines Dreigespanns an zertifizierten Sicherheitseinrichtungen, welches nach dem Ablauf der Übergangsfrist (mithin zum 01.01.2020, in gewissen Ausnahmefällen zum 01.01.2023) verpflichtend in allen eingesetzten Kassensystemen installiert sein muss. Hierzu zählt neben dem Sicherheitsmodul und dem Speichermedium die digitale Schnittstelle. Das Modul sorgt dabei für eine lückenlose und unveränderliche Aufzeichnung aller Kasseneingaben, während Speichermedium und Schnittstelle der Archivierung und dem späteren Export der Daten dienen. Das BSI, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat dabei für allgemeingültige Sicherheitskriterien und für die Zertifizierung von Anbieterlösungen zu sorgen. Das BMF selber nimmt jedoch durch die Ermächtigung zu Rechtsverordnungen Einfluss hierauf.

Registrierkassenpflicht Österreich

In Österreich sind alle Steuerpflichtigen mit betrieblichen Einkünften (hierzu zählen auch die Freiberufler) mit einem Netto-Jahresumsatz von mehr als €14.999 zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet, sofern der Anteil an Barumsätzen (hierzu zählt auch: EC und Kreditkarte) den Wert von 7.500,- € pro Jahr erreicht. Unter diese Verpflichtung fallen solche Gewerbe nicht, die ohne festes Ladenlokal „im Freien“ stattfinden, jedenfalls dann, wenn der Jahresnettoumsatz die Grenze von 30.000,- € nicht übersteigt, sowie die Alm-, Ski- und Berghütten- Gewerbe mit nationaler Bedeutung für die Alpenrepublik. In puncto Manipulationssicherheit bestreitet das österreichische Finanzministerium dagegen ähnliche Wege wie in Deutschland.

RKSV – Registrierkassensicherheitsverordnung

Die Registrierkassensicherheitsverordnung ist das rechtliche Umsetzung der Bestrebungen nach manipulationssicheren Kassenaufzeichnungen in Österreich. Kernpunkte der Verordnung sehen vor, dass rechtskonforme Registrierkasse in Österreich manipulationssichere Einzelaufzeichnungen mit digitaler Signatur erstellen und aufzeichnen muss. Zudem muss- und das ist ebenfalls ein Unterschied zur bundesdeutschen Regelung- für jeden getätigten Geschäftsvorfall einen Einzelbeleg (Bon) erstellt werden, zu dessen Herausgabe an den Kunden der Betreiber verpflichtet ist. Sollte eine Kasse die genannten Anforderungen erfüllen, so ist dies zudem noch von den österreichischen Finanzbehörden zu bestätigen.

Weitere Informationen zur Registrierkassenpflicht in Österreich.

Die Registrierkasse in der Schweiz

In der Schweiz gibt es wie in Deutschland auch keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von Registrierkassen. Kern der ordentlichen Kassenführung ist dort das Kassenbuch, was – vergleichbar zur offenen Ladenkasse in Deutschland – zeitnah, vollständig, nachvollziehbar und unveränderlich zu führen ist. Die eidgenössischen Steuerämter möchten eine Überprüfung vom Beleg zur Buchung ermöglichen, wobei der organisatorische Weg in der Buchhaltung nur über das Kassenbuch als Nadelöhr für Bargeschäfte führt. Technische Manipulationsvorbeugungen wie zertifizierte Module sieht das schweizerische Recht aktuell noch nicht vor.