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Kassenbuch gesetzeskonform führen (2019)

Ein lückenloses Kassenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens, der oftmals viele Fragen aufwirft: Was ist ein Kassenbuch? Wie führe ich ein Kassenbuch? Wer muss ein Kassenbuch führen? Diese und weitere Fragen werden hier einfach und verständlich beantwortet.


Inhaltsverzeichnis
 
1. Richtig Kassenbuch führen, aber wie? So geht’s!
2. Was ist bei der Kassenführung zu beachten?
3. Warum muss ich ein Kassenbuch führen?
4. Wer muss ein Kassenbuch führen?
4.1. Übersicht über alle kassenbuchpflichtigen Unternehmen
4.2. Kleinbetrieb
4.3. Freiberufler
5. Die Gliederung des Kassenbuchs
6. Als Unternehmer bist du verantwortlich, auch für die Software
7. Steuerberater oder doch lieber Finanzsoftware?
8. Häufig gestellte Fragen zum Kassenbuch
8.1. Gibt es Alternativen zum Kassenbuch?
8.2. Welche Angaben müssen Z-Bons erhalten?
8.3. Wann ist die Umstellungsfrist?
8.4. Was ist eine Kassenüberprüfung?
9. Zusammenfassung
 

Richtig Kassenbuch führen, aber wie? So geht’s!

Viele Selbständige unterschätzen die Bedeutung der Kassenbuchführung. Die Kassenbuchführung ist in der Praxis oftmals ein absolutes Chaos. Aber ein ordentliches Kassenbuch zu führen ist nicht kompliziert. Das Finanzamt hat sich in letzter Zeit zunehmend mit der Prüfung von Kassenbüchern beschäftigt. Allzu oft hat der Staat aufgrund verschleierter Umsätze auf angemessene Steuereinnahmen verzichtet. Im folgenden Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die Kassenbuchführung.

GoBD Kassensystem

Was ist bei der Kassenführung zu beachten?

Die Kassenbuchführung muss die Einnahmen und Ausgaben des internen Finanzmanagements in bar erfassen. Sämtliche Geschäftstransaktionen eines Unternehmens, in denen bar bezahlt wird, werden im Kassabuch erfasst. Im Hinblick auf die Buchführung vereinfacht die Kassenbuchführung die Handhabung der Kasse in der Form eines Zusatzbuches.

Warum muss ich ein Kassenbuch führen?

In einigen Branchen, wie z.B. der Gastronomie oder dem Einzelhandel, hat man es als Selbständiger mit einer Vielzahl von Barzahlungen zu tun. Der Gesetzgeber hat an diesem Punkt Vorkehrungen getroffen, damit Umsätze nicht veruntreut werden. Es kann schnell zur Massensteuerhinterziehung kommen. Alle Zahlungen und Auszahlungen werden schriftlich oder digital im Kassenbuch erfasst. Die typische Kontenform vergleicht beide Positionen, aus denen am Ende der Saldo gebildet wird. Aus dieser Differenz geht nicht nur hervor, wie viel Geld in der Kasse ist, der Saldo ist auch ein wichtiger Bestandteil bei der Erstellung des Jahresabschlusses. Bei der Führung eines Kassenbuchs werden zusätzlich zu den einzelnen Geschäftsvorfällen auch die entsprechenden Buchhaltungsbelege erfasst.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Nicht alle selbstständigen Unternehmen sind zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Die Unternehmensart bestimmt die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs. Wenn du als Freiberufler arbeitest oder ein kleines Unternehmen führst, erstellst du nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und musst nicht unbedingt ein Kassenbuch führen.

Prinzipiell werden nur solche Unternehmer einbezogen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Im Handelsregister registrierte Unternehmen sind verpflichtet, ebenfalls ein Kassenbuch zu führen. Sofern du nicht im Handelsregister eingetragen bist, brauchst du nur dann ein Kassenbuch zu führen, wenn dein Unternehmen nach Art und Umfang einen kommerziellen Betrieb erfordert.

Übersicht über alle kassenbuchpflichtigen Unternehmen

  • Im Handelsregister eingetragene Unternehmen
  • Unternehmen, die zur Bilanzierung und Führung der doppelten Buchführung verpflichtet sind.
  • Unternehmen, die nach Grösse und Art einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb bedürfen.

Kleinbetrieb

Wenn dein jährlicher Umsatz EUR 600.000 nicht überschreitet und dein Gewinn maximal EUR 60.000 beträgt, dann gehörst du zur Gruppe der Kleingewerbetreibenden. Ausserdem darfst du keine Rechtsform wählen, die der Bilanzierungspflicht unterliegt. Dazu gehört zum Beispiel die GmbH.

Freiberufler

Zu den Freiberuflern gehören z.B. Ärzte, Finanzberater und Juristen sowie die meisten künstlerischen, wissenschaftlichen oder pädagogischen Berufe. Auch Berater, Grafiker, Journalisten und Dolmetscher sind so genannte freie Berufe. Der Stellenwert von Freiberuflern ist unabhängig vom Gewinn und vom Umsatz.

Vorsicht: Gemäss § 146 AO ist jeder Geschäftsinhaber verpflichtet, eine individuelle Aufzeichnung aller Umsätze zu führen. Die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ergibt sich wiederum aus § 146 AO in Verbindung mit § 22 UStG. Die Eintragung in Form eines Kassenbuchs ist jedoch nur dann erforderlich, wenn der Unternehmer nach § 22 UStG zur Entrichtung der Umsatzsteuer gesetzlich verpflichtet ist. So sind zum Beispiel kleine Händler verpflichtet, die Einnahmen individuell zu erfassen, ohne ein Kassenbuch führen zu müssen. Freiberufler gehören nicht zu dieser Kategorie und sind daher nicht zur Buchführung verpflichtet.

Die Gliederung des Kassenbuchs

Ob schriftlich oder digital: Jede Verbuchung im Kassenbuch enthält immer die folgenden Informationen:

  1. Identifikation der Buchung als Einnahmen oder Ausgaben
  2. Das Datum
  3. Eine einmalige Belegnummer, z.B. die Rechnungsnummer.
  4. Erläuternder Buchungstext wie "Geschäftsessen" oder " Versandtaschen".
  5. Der Nettobetrag und die Währung der Eingangs- oder Ausgangszahlung.
  6. Umsatzsteuersatz in Prozent 
  7. Umsatzsteuerbetrag
  8. Abschlusssaldo der Kasse 
  9. Beleg

Prinzipiell solltest du dein Kassenbuch in Form eines Kontos führen. Dies bedeutet, dass du deine Einnahmen und Ausgaben vergleichst, und im letzten Schritt einen Saldo erstellst. Der Saldo zeigt an, wie viel Geld sich in deiner Kasse befindet. Wenn dein Unternehmen eine Bilanzierung durchführen muss, wird dieser Betrag in deinem Jahresabschluss oder in deiner Bilanz berücksichtigt.

Darüber hinaus erfordert jede Buchung einen Beleg. Das Kassenbuch muss immer dem tatsächlichen Kassenbestand entsprechen. Das Kassenbuch wird nicht umsonst als Nebenbuch oder Nebenbuch der Buchhaltung angesehen. Damit unterliegt es allen gesetzlichen Bestimmungen, die bereits für deine Buchhaltung gelten. Der Endbestand des Kassenbuchs ist in der Bilanz unter den kurzfristigen Vermögenswerten ausgewiesen und gilt als "Umlaufvermögen".

Als Unternehmer bist du verantwortlich, auch für die Software

Eine korrekte Buchhaltung und Kassenbuchführung bringt viele Vorteile mit sich und ist in deinem eigenen Interesse. Stellt das Finanzamt z.B. während einer Steuerprüfung Rückfragen, so kannst du diese jederzeit mit einer guten Buchführung beantworten. Schliesslich gibt dir ein gut geführtes Kassenbuch einen guten Überblick über alle wichtigen Informationen. Aber das bedeutet auch, dass du hohe Anforderungen an die Software für die Kassenbuchhaltung haben solltest.

Eine Kassenssoftware, wie zum Beispiel Paymash, muss zuverlässig funktionieren und immer alle Informationen zur Hand haben. Mit der Cloud basierten Kassensoftware, der kundenorientierten Verwaltung und den vielen anderen Funktionen von Paymash hast du dein Geschäft immer voll im Griff. Paymash ist für mehrere Filialen auf jedem Gerät skalierbar, sowohl online als auch offline. Unabhängig von der Art des Geschäfts. Erkundige dich daher über die Eigenschaften und Besonderheiten der Software. Sie sollte auch Finanzamt konform sein (GDPdU & GoBD). Eine problemlose Anschlussmöglichkeit an Belegdrucker, Kartenterminals & Kassenschublade gewährleisten schnelles arbeiten.

Steuerberater oder doch lieber Finanzsoftware?

Selbständige sind sich oftmals unsicher, ob sie eine Steuerberatungskanzlei in Anspruch nehmen sollen oder ob sie ihre komplette Buchhaltung mit einer Finanzsoftware selbst übernehmen. Doch die Frage ist in Wirklichkeit nicht korrekt, weil es in der Realität kein Widerspruch ist. Eine gute Finanzsoftware und die Hilfe eines Steuerberaters ergänzen sich. Wenn du selbst einen guten Überblick über deine Buchhaltung auf täglicher Basis hast, dann kannst du auch jederzeit mit deinem Steuerberater sprechen. Die Buchhaltung - einschliesslich der Führung eines Kassenbuchs - ist letztendlich kein Buch mit sieben Siegeln, das nur von Insidern verstanden werden kann. Eine ordnungsgemässe Buchhaltung spart Zeit und eine gute Software ist selbsterklärend.

Häufig gestellte Fragen zum Kassenbuch

Gibt es Alternativen zum Kassenbuch?

Ein Unternehmen ist nicht zwangsläufig verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Es ist ebenfalls möglich, die Daten für jede einzelne Zahlung auf einem Formblatt einzutragen und die Datenblätter zu archivieren. Die Variante wird Kassenbericht oder auch Kassenreport genannt. Alternativ bietet sich das Kassenblatt an. Hierbei werden alle für einen Monat bar bezahlten Erträge und Ausgaben festgehalten. Dabei müssen alle Varianten die gleichen Anforderungen wie das Kassenbuch erfüllen.

Welche Angaben müssen Z-Bons erhalten?

Auf Thermopapier gedruckte Quittungen sind nicht dauerhaft lesbar und werden mit der Zeit verblassen. Es sind Kopien anzufertigen, um die Lesbarkeit der Belege im zu gewährleisten. Der Kassenbon wird der Kopie beigefügt. Die Z-Belege müssen die folgenden Informationen enthalten:

  • Firmenname
  • Das Datum des eingegebenen Tages
  • Die Summe der Verkäufe an diesem Tag
  • Die Anzahl der Kunden
  • Alle Rückgaben und Stornierungen müssen aufgelistet werden
  • Wie die Zahlung erfolgt ist (Bar, Kreditkarte, Scheck)
  • Der Zeitpunkt, zu dem der Beleg abgerufen wurde
  • Die fortlaufende Nummer, die durch den Z-Zähler angezeigt wird

Wann ist die Umstellungsfrist?

Die Umstellungsfrist für die Kassenrichtlinie 2010 des Bundesministeriums für Finanzen ist Ende 2016 abgelaufen. Seit Anfang 2017 ist es Unternehmen nur noch erlaubt, mit elektronischen POS-Systemen Einzelumsätze zu erfassen und diese mindestens 10 Jahre lang unverändert zu speichern. Vorhandene digitale Registrierkassen müssen diese Vorgaben erfüllen. Ab dem Jahr 2020 sind vom zuständigen Bundesamt besondere Schutzvorrichtungen von zertifizierten elektronischen Kassensystemen vorgeschrieben.

Was ist eine Kassenüberprüfung?

Neben den bestehenden Formen der Betriebsprüfung können die Finanzbehörden bereits ab 2018 auch unangekündigte Bargeldkontrollen (sogenannte Kassenkontrollen) durchführen. Die Kasseninspektion ist ein spezielles Verfahren zur zeitnahen Überprüfung der Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemässen Übergabe der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Der Kassenprüfung unterliegen elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Kassenfunktion, Taxameter, Entfernungszähler, Spielautomaten und offene Kassen. Während der normalen Geschäfts- und Arbeitszeiten können Beamte während der Kassenkontrolle die Räumlichkeiten der Steuerpflichtigen betreten. Die Kassenkontrolle kann auch ausserhalb der Geschäftszeiten durchgeführt werden.

Zusammenfassung 

Das Kassenbuch ist ein integraler Bestandteil der ordnungsgemässen Buchführung. Hier erfassen Unternehmen alle Ausgaben und Einnahmen, die durch Barzahlungen entstanden sind. Auch Bareinlagen und Barentnahmen sind im Kassenbuch zu vermerken. Die Unternehmer sollten dem Kassenbuch die grösstmögliche Sorgfalt entgegenbringen. Bei der Prüfung schauen die Beamten schliesslich sehr genau hin. Bei Unstimmigkeiten oder Verdacht auf Manipulationen dürfen die Prüfer ab 2018 direkt ein externes Revisionsverfahren durchführen. Zusätzlich wird der Kassenbestand geschätzt, was zum Nachteil des Unternehmers sein kann. In diesem Fall kann der nachfolgende Steuerforderung die Existenz der Firma gefährden.

Insbesondere sind die neuen Regeln zum Schutz vor Missbrauch von den betroffenen Unternehmen zu beachten und fristgerecht umzusetzen.  Zudem sind Unternehmer verpflichtet, für jeden einzelnen Geschäftsfall einen Beleg für jeden Kunden zu erstellen. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, diese Quittung anzunehmen. Darüber hinaus sind ab 2020 bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme die Mitteilungspflichten gegenüber dem zuständigen Finanzamt zu beachten.

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