KOSTENLOS TESTEN

Kassensicherungsverordnung - Kein Problem mit dem POS von Paymash

Die Kassensicherungsverordnung kann kommen. Die Kasse von Paymash ist 100% finanzamtkonform heute und auch in Zukunft.

Das musst du über die Kassensicherungsverordnung 2020 wissen

Am 01. Januar 2020 gilt die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Unternehmen mit Kassensystemen müssen sich auf die schärferen Anforderungen an die Kassensysteme vorbereiten, damit sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist die Kassensicherungsverordnung
  2. § 146a AO – Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen
    Grundaufzeichnungen
  3. Die Kassennachschau
  4. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
  5. Das Sicherheitsmodul
  6. Das Speichermedium
  7. Die Einheitliche digitale Schnittstelle
  8. Die technische Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung
  9. Was bedeutet die Kassensicherungsverordnung für Unternehmer
  10. Meldepflicht des Kassensystems und der technischen Sicherheitseinrichtung
  11. Fristen für die Kassensicherungsverordnung
  12. Übergangsfristen für alte Kassensysteme
  13. Was sind Geschäftsvorfälle nach der Kassensicherungsverordnung?
  14. Was sind andere Vorgänge nach der Kassensicherungsverordnung?
  15. Wie müssen die Belege in Zukunft ausgegeben werden?
  16. Was passiert, wenn die zertifizierte technische Standardeinrichtung (TSE) ausfällt?
  17. Was passiert, wenn ein Unternehmen die Anforderungen an die Kassensicherungsvorschrift nicht einhält?
  18. Müssen die Daten immer in der technischen Sicherheitseinrichtung gespeichert bleiben?
  19. An wen muss ich einen Beleg nach der Belegausgabepflicht ausgeben?
  20. Was muss auf einem Ausgabebeleg stehen?
  21. Ist das Kleingewerbe auch dazu verpflichtet ein Kassensystem zu nutzen?

In Deutschland werden bis zu 2,5 Millionen Kassensysteme genutzt, die von mehr als tausend verschiedenen Anbietern stammen. Von den klassischen Registrierkassen, über Cloud-basierte Kassensysteme, bis hin zu den Kassen-Apps, alle müssen auf die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst werden. Wir werden dir in diesem Artikel die wichtigsten Anforderungen erklären und wie du dich auf die neue Verordnung vorbereiten kannst.

Was ist die Kassensicherungsverordnung

Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Mit diesem Gesetz sollte die Steuerhinterziehung vermindert werden und auch mehr Sicherheit für die Benutzer geschaffen werden. Unternehmen, die zertifizierte Systeme benutzen, können auch in der Regel von ordnungsgemäßen Buchungen ausgehen.

Im Laufe der letzten Jahre wurde die KassenSichV öfters aktualisiert, um sich an die modernen Geräte anzupassen und die Sicherheit der digitalen Aufzeichnungen zu gewährleisten. In den neuesten Versionen regelt die Kassensicherungsverordnung die technischen Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme. Dazu gehören auch computergestützte Kassensysteme und Registriersysteme. Generell dient die Verordnung aber zum Schutz vor Manipulation der digitalen Grundaufzeichnungen.

Ab dem 01.02.2020 müssen laut der Kassensicherungsverordnung alle Registrierkassen in Deutschland mit einem Sicherheitsmodul ausgerüstet sein, der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese soll verhindern, dass Aufzeichnungen der Kassensystem manipuliert werden können.

kassensichv-2020

§ 146a AO – Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen

In der Kassensicherungsverordnung werden die technischen Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr festgelegt. In der Abgabenverordnung (AO) § 146a werden die Anforderungen präzisiert.

Die Kassensicherungsverordnung und der § 146a der AO stehen also in einem engen Verhältnis. In der Kassensicherungsverordnung werden zum Beispiel die Aufzeichnungsgeräte aufgeführt, die von dem § 146a AO betroffen sind. In der KassenSichV wird festgelegt, das aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, die mit einem elektronischem Aufzeichnungssystems erfasst werden, jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden müssen.

Alle Vorgänge müssen auf einem Speichermedium gespeichert werden, das für Nachschauen und Prüfungen verfügbar sein muss. Ab dem 01.01.2020 müssen laut des § 146a (AO) alle Kassensysteme folgende Konditionen aufweisen:

  • Sie müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
  • Die Daten müssen auf einem Speichermedium gespeichert werden. 
  • Die Kassensysteme müssen über eine einheitliche digitale Schnittstelle verfügen.
  • Die Kassensysteme müssen über ein Protokoll verfügen, das die Integrität, Vollständigkeit und Authentizität der Grundaufzeichnungen gewährleistet.
  • Die Kassensysteme müssen einen Beleg ausgeben.

Laut der Abgabenverordnung (AO) § 146a müssen Unternehmen, die Vorgänge mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erfassen, sie dem zuständigen Finanzamt mit folgenden Daten mitteilen:

  1. Name des Steuerpflichtigen,
  2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
  3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Kassennachschau

Seit dem 01. Januar 2018 hat das zuständige Finanzamt die Möglichkeit eine Kassennachschau laut (AO) § 146b zu machen. Bei der Kassennachschau soll die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und der Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben geprüft werden. Sie darf nicht als eine Außenprüfung im Sinne der (AO) § 193 angesehen werden.

Kassennachschau kein Problem mit Paymash Kassennachschau ist mit Paymash kein Problem    

Die Kassennachschau wird ohne vorherige Anmeldung durchgeführt und die Prüfer können dafür Testkäufe tätigen. Die Prüfer müssen sich bei den Testkäufen nicht zu erkennen geben. Wenn aber mit der eigentlichen Kassennachschau begonnen wird, müssen sie sich ausweisen.

Die Steuerpflichtigen sind zur Mitwirkung verpflichtet und müssen dem Prüfer alle Aufzeichnungen, Bücher und alle für die Kassenschau relevanten Daten vorlegen. Die Amtsträger können Unterlagen aus verschiedenen Zeiträumen verlangen. Die Kassenschau erfolgt während den üblichen Geschäftszeiten.

Bei der Kassennachschau haben die Prüfer die Möglichkeit:

  • Die Führung des Kassenbuchs zu prüfen
  • Erfassung aller Zahlungsvorgänge zu überprüfen
  • Die Kassensturzfähigkeit zu überprüfen.
  • Die Verfahrensdokumentation des Herstellers des Kassensystems zu überprüfen.
  • Die Anwenderdokumentation des Kassensystems zu überprüfen

Im Rahmen der Kassennachschau darf der Prüfer die elektronischen Aufzeichnungen in die Prüfsoftware IDEA übertragen. Mit dieser Software kann er die Vollständigkeit der Daten überprüfen und Analysen durchführen.

Werden bei der Kassennachschau Probleme festgestellt, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen.

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Im Zuge der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an die Prüfungen von Finanzamt verändert. Um Manipulationen an den Systemen zu verhindern, verlangt die Kassensicherungsverordnung ab dem 01.01.2020 in allen Kassen eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie soll nachträgliche Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen verhindern.

Grundsätzlich kontrolliert diese Sicherheitseinrichtung die Sicherung der aufgezeichneten Daten und speichert sie in einem einheitlichen Format. Bei einer Kassennachschau können dann die Daten zur Prüfung übertragen werden.

Die technische Richtlinie TR-03153 legt die verbindlichen Vorgaben für die Sicherheitseinrichtung fest. In der Vorlage werden die Mindestanforderungen angegeben, die digitale Aufzeichnungsgeräte erfüllen müssen und wie das Datenformat für die einheitlichen elektronischen Aufzeichnungen auszusehen hat.

Das Sicherheitsmodul

Das Kassensystem muss bestimmte Daten an das Sicherheitsmodul übergeben, die in der technischen Richtlinie angegeben werden. Sie werden als Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe genutzt. Das Sicherheitsmodul, die einheitliche digitale Schnittstelle und das Speichermedium werden als Teil der TSE angesehen.

Jeder Vorgang der Kassensysteme wird in der TSE in mehreren Schritten protokolliert. Jeder dieser Schritte wird als Transaktion registriert und erhält eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer. Jede Transaktion wird durch einen Prüfwert geschützt.

Die wichtigsten Aufgaben des Sicherheitsmodul:

  • Ein manipulationssicherer Transaktionszähler
  • Eine sichere Zeitquelle
  • Die Erstellung von Protokolldaten
  • Ein sicherer Signaturzähler

Das Sicherheitsmodul kann nur eine begrenzte Menge von parallelen Transaktionen verwalten. Daher muss die TSE gewährleisten, dass der interne Speicher im Sicherheitsmodul nicht überläuft und rechtzeitig eine Sicherung der offengehaltenen Transaktionen durchgeführt wird. Es führt für jeden Ablaufschritt einer Transaktion einen Absicherungsschritt durch.

Das Speichermedium

Das Speichermedium in dem Kassensystem muss den Prüfern erlauben, sämtliche darauf abgespeicherte Daten abrufen zu können. Es muss fest in der TSE integriert sein und einen standardisierten Datenexport ermöglichen. Für die digitale Aufbewahrung der Daten wurde ein einheitliches Datensystem definiert.

Die Einheitliche digitale Schnittstelle

Die technische Sicherheitseinrichtung muss über eine einheitliche Schnittstelle verfügen, die auf einer „Secure Element API“ basiert und in der Richtlinie BSI TR-03151 beschrieben wird.

Dabei handelt es sich um eine Exportschnittstelle, die den Export einer standardisierten Datensatzbeschreibung der abgesicherten Grundaufzeichnungen der TSE gewährleistet. Sie muss die Integration der TSE in das Kassensystem gewährleisten und den Export der gespeicherten und gesicherten Daten, wie Start, Update und die Beendigung einer Transaktion ermöglichen.

Bei der Übertragung der Daten muss unter anderem die Seriennummer des Kassensystems und die Art der Vorgänge, sowie der aktuelle Signaturzähler übertragen werden.

Die technische Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung

Ab dem 01.01.2020 dürfen nur noch Kassensystemen mit zertifizierten Sicherheitseinrichtungen benutzt werden, außer bei einigen Ausnahmen. Die Hersteller der Kassensysteme sind dafür verantwortlich die Zertifizierung einzuholen.

Die Unternehmer müssen gewährleisten, dass ihre Systeme mit einem zertifizierten Sicherheitssystem ausgerüstet sind. Die Sicherheitseinrichtungen haben ein Verfallsdatum und müssen aktualisiert werden.

Was bedeutet die Kassensicherungsverordnung für Unternehmer

Die ordnungsgemäße Kassenführung ist ein wichtiger Bestandteil der Pflichten der Unternehmen. Die Aufzeichnungen der Kassensysteme müssen ordnungsgemäß in die Buchführung übernommen werden.

Schon seit 2018 hat sich die Anzahl der Kassenschauen des Finanzamts vermehrt. Es wird angenommen, dass sich die Frequenz im folgenden Jahr nochmals vermehrt. Wenn Verstöße gegen die Kassenaufsichtspflicht festgestellt werden, können Strafen bis zu 25.000 Euro erhoben werden.

Bei aktuellen Kassennachschauen konnte festgestellt werden, dass die Finanzverwaltung die derzeitigen Voraussetzungen schon regelmäßig überprüft und auch schon bei kleinen Verstößen Strafen auf Bemessungsgrundlage ausspricht.

Meldepflicht des Kassensystems und der technischen Sicherheitseinrichtung

Ab Anfang nächsten Jahres besteht eine Meldepflicht für die verwendeten elektronischen Aufzeichnungs- bzw. Kassensystem, sowie die zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Die Steuerpflichtigen, die mit einem elektronischem Aufzeichnungssystem arbeiten, oder ein solches in Betrieb nehmen, müssen dies dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats melden. Neben dem amtlichen Vordruck müssen auch die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme und deren Seriennummern angegeben werden. Dem zuständigen Finanzamt müssen die Inbetriebnahme und die Außerbetriebnahme der elektronischen Kassensysteme gemeldet werden.

Wichtig: Bereits vorhandenen Systeme, die schon vor dem 01.Januar angeschafft wurden, müssen auch vor dem 01.01.2019 gemeldet werden!

Fristen für die Kassensicherungsverordnung

Grundsätzlich gilt der 01. Januar 2020 als letzte Frist für die Kassensicherungsverordnung. Bis dahin müssen alle Kassensysteme und Registrierkassen den Anforderungen der Vorlagen entsprechen.

Übergangsfristen für alte Kassensysteme

Die Sicherheitseinrichtung ist ab Anfang nächsten Jahres bindend. Es gibt aber eine Übergangsregelungen für Kassensysteme, die entsprechend der Anforderungen des BMF-Schreibens von 2010 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind. Unternehmen mit diesen Kassensystemen, haben noch bis zum 31.12.2022 Zeit, ihre Kassensysteme zu modernisieren.

Was sind Geschäftsvorfälle nach der Kassensicherungsverordnung?

Originaltext des Bundesministeriums für Finanzen:

“Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern.”

Beispiel für Geschäftsvorfälle, die relevant für elektronische Kassensysteme sind:

  • Eingangs-/Ausgangs-Umsatz
  • Privatentnahmen und Privateinlagen
  • nachträgliche Stornierung eines Umsatzes
  • Trinkgeld
  • Wechselgeld-Einlage
  • Lohnzahlung aus der Kasse 
  • Geldtransit
  • Gutscheine (Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen)

Was sind andere Vorgänge nach der Kassensicherungsverordnung?

In der KassenSichV ist unter anderem auch die Rede von anderen Vorgängen. Gemeint sind dabei Vorfälle, die nicht durch einen Geschäftsvorfall eingeleitet werden. Sie können durch die Nutzung von elektronischen Kassensystemen ausgelöst werden, oder für die vollständige Erfassung von Geschäftsvorfällen benötigt werden.

Zu den anderen Vorgängen gehören unter anderem:

  • Trainingsbuchungen
  • Belegabbrüche
  • nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle 
  • Sofort-Stornierung eines unmittelbar davor erfassten Vorgangs
  • Erstellte Angebote 

Die anderen Vorgänge müssen im Bedarfsfall dokumentiert werden.

Wie müssen die Belege in Zukunft ausgegeben werden?

Belege können in Zukunft elektronisch oder in Papierform ausgegeben werden. Bei der elektronischen Übermittlung muss der Kunde allerdings vorher zustimmen. Die elektronischen Belege können per SMS oder Email übermittelt werden.

Den Beleg nur auf dem Monitor des Unternehmens anzeigen zu können, reicht nicht für die Belegausgabepflicht aus. Der Beleg kann mittels QR Code oder NFC übermittelt werden. Grundsätzlich muss ein standardisiertes Datenformat bei der elektronischen Belegausgabe verwendet werden, dass die Kunden mit einer Standard Software lesen können.

Was passiert, wenn die zertifizierte technische Standardeinrichtung (TSE) ausfällt?

Wenn eine TSE ausfällt, ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, den Grund und die Länge der Ausfallzeit zu dokumentieren. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entfällt aber nur, wenn das Aufzeichnungssystems komplett ausfällt.

Sollte das Kassensystem ohne die TSE betrieben werden können, muss der Ausfall auf den Belegen sichtbar gemacht werden. Dies kann durch eine fehlende Transaktionsnummer sichtbar gemacht werden, oder durch eine andere eindeutige Kennzeichnung. Der Steuerpflichtige ist aber vom Gesetzgeber verpflichtet, die Ausfallursache so schnell wie möglich zu beheben. Die Einhaltung der Anforderungen der Kassensicherungsverordnung müssen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.

Was passiert, wenn ein Unternehmen die Anforderungen an die Kassensicherungsvorschrift nicht einhält?

Nur für die Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, gilt eine Ausnahmeregelung. Wenn diese Kassensysteme die Anforderung des BMF-Schreibens vom 25.11.2010 erfüllen, aber nicht mehr mit der TSE aufrüstbar sind, so können sie noch bis zu dem 31.12.2022 betrieben werden. Der Steuerpflichtige ist aber dazu verpflichtet, dies in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.

Für alle Unternehmen gilt, wer die Kassensicherungsverordnung ab dem 01.01.2020 nicht einhält, kann mit Strafen bis zu 25.000 Euro rechnen, außer den strafrechtlichen Konsequenzen.

Müssen die Daten immer in der technischen Sicherheitseinrichtung gespeichert bleiben?

Wenn die Daten der Kassensysteme einmal mit der Signatur versehen wurden, können sie auf jedes andere geeignete Medium exportiert werden. Eine sichere und vorschriftskonforme Aufbewahrung muss natürlich gewährleistet werden.

An wen muss ich einen Beleg nach der Belegausgabepflicht ausgeben?

Grundsätzlich muss nach jedem Geschäftsvorfall an jeden Kunden ein Beleg in elektronischer oder in Papierform übergeben werden. Für die Kunden besteht aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von unbekannten Kunden verkaufen, können vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreit werden.

Was muss auf einem Ausgabebeleg stehen?

Ein Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Aussteller des Kassenbons, mit vollständiger Anschrift
  • Datum und Uhrzeit
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang und Art der sonstigen Leistungen
  • Gesamtpreis und dazugehöriger Umsatzsteuersatz und -betrag
  • Belegnummer
  • Preisminderungen
  • Zahlungsart

Ab 2020 außerdem:

  • Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Prüfwert

Ist das Kleingewerbe auch dazu verpflichtet ein Kassensystem zu nutzen?

Kleingewerbe, die eine Einnahmen- und Überschussrechnung machen, sind nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Sie müssen die Bareinnahmen allerdings nach den Anforderungen § 146 Abs. 1 AO aufzeichnen. Demnach sind Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Außerdem müssen die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden.

Keinen Artikel mehr verpassen