Seit 2020 gilt die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Unternehmen mit Kassensystemen müssen sich auf die schärferen Anforderungen an die Kassensysteme vorbereiten, damit sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Mit diesem Gesetz sollte die Steuerhinterziehung vermindert werden und auch mehr Sicherheit für die Benutzer geschaffen werden. Unternehmen, die zertifizierte Systeme benutzen, können auch in der Regel von ordnungsgemäßen Buchungen ausgehen.
Seit dem 01.02.2020 müssen laut der Kassensicherungsverordnung alle Registrierkassen in Deutschland mit einem Sicherheitsmodul ausgerüstet sein, der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Diese soll verhindern, dass Aufzeichnungen bei Kassensystemen manipuliert werden können.
Das Gesetz
In der Kassensicherungsverordnung werden die technischen Ansprüche an die elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr festgelegt. In der Abgabenverordnung (AO) § 146a werden die Anforderungen präzisiert. In der KassenSichV wird festgelegt, das aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, die mit einem elektronischem Aufzeichnungssystems erfasst werden, jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden müssen.
Alle Vorgänge müssen auf einem Speichermedium gespeichert werden, das für Nachschauen und Prüfungen verfügbar sein muss. Das Speichermedium muss dann dem zuständigen Finanzamt folgende Daten übermitteln:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Im Zuge der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an die Prüfungen von Finanzamt verändert. Um Manipulationen an den Systemen zu verhindern, verlangt die Kassensicherungsverordnung seit dem 01.01.2020 in allen Kassen eine technische Sicherheitseinrichtung.
Grundsätzlich kontrolliert diese Sicherheitseinrichtung die Sicherung der aufgezeichneten Daten und speichert sie in einem einheitlichen Format.
Das Sicherheitsmodul
Das Kassensystem muss bestimmte Daten an das Sicherheitsmodul übergeben, die in der technischen Richtlinie angegeben werden. Sie werden als Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe genutzt. Das Sicherheitsmodul, die einheitliche digitale Schnittstelle und das Speichermedium werden als Teil der TSE angesehen.
Jeder Vorgang der Kassensysteme wird in der TSE in mehreren Schritten protokolliert. Jeder dieser Schritte wird als Transaktion registriert und erhält eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer. Jede Transaktion wird durch einen Prüfwert geschützt.
Die wichtigsten Aufgaben des Sicherheitsmodul:
- Ein manipulationssicherer Transaktionszähler
- Eine sichere Zeitquelle
- Die Erstellung von Protokolldaten
- Ein sicherer Signaturzähler
Das Speichermedium
Das Speichermedium in dem Kassensystem muss den Prüfern erlauben, sämtliche darauf abgespeicherte Daten abrufen zu können. Es muss fest in der TSE integriert sein und einen standardisierten Datenexport ermöglichen. Für die digitale Aufbewahrung der Daten wurde ein einheitliches Datensystem definiert.
FAQ
Was sind Geschäftsvorfälle nach der Kassensicherungsverordnung?
Beispiel für Geschäftsvorfälle, die relevant für elektronische Kassensysteme sind: Eingangs-/Ausgangs-Umsatz; Privatentnahmen und Privateinlagen; nachträgliche Stornierung eines Umsatzes; Trinkgeld; Wechselgeld-Einlage; Lohnzahlung aus der Kasse; Geldtransit; Gutscheine (Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen)
Was sind andere Vorgänge nach der Kassensicherungsverordnung?
In der KassenSichV ist unter anderem auch die Rede von anderen Vorgängen. Gemeint sind dabei Vorfälle, die nicht durch einen Geschäftsvorfall eingeleitet werden. Sie können durch die Nutzung von elektronischen Kassensystemen ausgelöst werden oder für die vollständige Erfassung von Geschäftsvorfällen benötigt werden.
Wie müssen die Belege in Zukunft ausgegeben werden?
Belege können in Zukunft elektronisch oder in Papierform ausgegeben werden. Bei der elektronischen Übermittlung muss der Kunde allerdings vorher zustimmen. Diese Belege können per SMS oder E-Mail übermittelt werden. Den Beleg nur auf dem Monitor des Unternehmens anzeigen zu können, reicht nicht für die Belegausgabepflicht aus. Der Beleg kann mittels QR Code oder NFC übermittelt werden. Grundsätzlich muss ein standardisiertes Datenformat bei der elektronischen Belegausgabe verwendet werden, dass die Kunden mit einer Standard-Software lesen können.
Was passiert, wenn die zertifizierte technische Standardeinrichtung (TSE) ausfällt?
Wenn eine TSE ausfällt, ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, den Grund und die Länge der Ausfallzeit zu dokumentieren. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entfällt aber nur, wenn das Aufzeichnungssystems komplett ausfällt. Sollte das Kassensystem ohne die TSE betrieben werden können, muss der Ausfall auf den Belegen sichtbar gemacht werden. Dies kann durch eine fehlende Transaktionsnummer sichtbar gemacht werden oder durch eine andere eindeutige Kennzeichnung. Der Steuerpflichtige ist aber vom Gesetzgeber verpflichtet, die Ausfallursache so schnell wie möglich zu beheben. Die Einhaltung der Anforderungen der Kassensicherungsverordnung müssen schnellstmöglich wieder eingehalten werden können.
Was passiert, wenn ein Unternehmen die Anforderungen an die Kassensicherungsvorschrift nicht einhält?
Nur für die Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, gilt eine Ausnahmeregelung. Wenn diese Kassensysteme die Anforderung des BMF-Schreibens vom 25.11.2010 erfüllen, aber nicht mehr mit der TSE aufrüstbar sind, so können sie noch bis zu dem 31.12.2022 betrieben werden. Der Steuerpflichtige ist aber dazu verpflichtet, dies in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren. Für alle Unternehmen gilt, wer die Kassensicherungsverordnung ab dem 01.01.2020 nicht einhält, kann mit Strafen bis zu 25.000 Euro rechnen, außer den strafrechtlichen Konsequenzen.
Müssen die Daten immer in der technischen Sicherheitseinrichtung gespeichert bleiben?
Wenn die Daten der Kassensysteme einmal mit der Signatur versehen wurden, können sie auf jedes andere geeignete Medium exportiert werden. Eine sichere und vorschriftskonforme Aufbewahrung muss natürlich gewährleistet werden.
Ist das Kleingewerbe auch dazu verpflichtet ein Kassensystem zu nutzen?
Kleingewerbe, die eine Einnahmen- und Überschussrechnung machen, sind nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Sie müssen die Bareinnahmen allerdings nach den Anforderungen § 146 Abs. 1 AO aufzeichnen. Demnach sind Buchungen und sonstige erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Außerdem müssen die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden.
