Kassieren lernen: Tipps für das Arbeiten mit der Kasse

Das Arbeiten an der Kasse ist nicht unbedingt einfach, der erfolgreiche Umgang mit der Registrierkasse und der Kundenkontakt können ab und an herausfordernd sein. Fehlendes Wissen, zu wenig Übung und Unsicherheit kann das ganze erschweren. Gerade als Neuling muss man sich erst einmal mit der Materie ≪Kassensystem≫ und ≪Kassieren≫ vertraut machen, um den Kassenprozess ordnungsgemäß durchführen zu können. 

Moderne und mobile Kassensysteme, zu denen auch das POS-Kassensystem von Paymash zählt, sollen diese Prozesse vereinfachen. Aus diesem Grund sollte die Bedienung möglichst selbsterklärend und intuitiv sein. Der Funktionsumfang allerdings kann einen am Anfang noch überfordern. Doch keine Panik! Den Kassiervorgang erlernt man vor allem durch die tägliche Routine. Ist das Verkaufen erst einmal zur Gewohnheit geworden, dann wirst du alle Vorgänge intuitiv und ohne groß nachzudenken abwickeln können. Sollten dir anfänglich noch Fehler unterlaufen oder gewisse Verkaufsvorgänge nicht bekannt sein, dann bitte einen Kollegen um Hilfe. Teile dem Kunden ruhig mit, dass du momentan noch in der Einarbeitungsphase bist und bitte diesen mit einem freundlichen Lächeln um etwas Geduld. Die meisten Kunden werden Verständnis für diese Situation haben.

Damit du schon im Vorfeld gut auf deine Kassiertätigkeit vorbereitet bist und du die verschiedenen Kassensysteme für Gastronomie und Einzelhandel kennenlernst, geben wir dir hilfreiche Informationen mit auf den Weg, inklusive Tipps zur Fehlervorbeugung. Viel Spass und Freude auf deinem Weg zum Profikassierer!

Arbeiten an der Kasse – Das sind deine Aufgaben

Als Kassierer ist es wichtig, sich in erster Linie um die Abwicklung der Verkaufsvorgänge zu kümmern. Dazu gehören die folgenden Aufgaben:

• Die eigenständige Bedienung der Kasse
• Das Erfassen des Gesamtbetrages für die verkauften Artikel oder Dienstleistungen
• Die Kommunikation mit dem Käufer über Gesamtbetrag und Rückgeld
• Die Abwicklung der verschiedenen Zahlvorgänge
• Die Abrechnung und Kontrolle des Kassenbestandes 
  

Je nach Branche und Unternehmen kann es sein, dass du neben der Kassiertätigkeit auch andere Aufgaben übernehmen musst, wie zum Beispiel:

• Auskunft über aktuelle Wochenangebote geben können
• Beim Verkauf von gewissen Waren mit Altersbeschränkungen muss das Alter der Kunden geprüft werden
• In einem etwas kleineren Einzelhandelsladen kann es vorkommen, dass du auch Regale einräumen, Lagerbestände kontrollieren und den Kunden und beraten musst/sollst
• In Modegeschäften kann es nützlich sein, über aktuelle Kollektionen, Trends Bescheid zu wissen und die Größenberatung zu beherrschen
• In der Gastronomie solltest du auch Bestellungen entgegennehmen, Auskünfte zu Inhaltsstoffen, aktuellen Speisen und Getränken geben können

Der richtige Umgang mit Kunden

Wie du siehst, gehört zum Verkaufen und dem Kassieren weit mehr dazu als nur das technische Bedienen der Kasse. Es gibt auch einige Verhaltensweisen zu beachten, die den Umgang mit den Kunden vereinfachen können. Hinter der Ladenkasse repräsentierst du das Unternehmen und bist auch der direkte Kontaktpunkt für deine Kunden. Ein guter Verkäufer trägt somit auch einen wichtigen Teil zum Kundenerlebnis bei. Dabei kannst du auf folgende Verhaltensweisen und Fertigkeiten achten:

1. «Der Kunde ist König»

Freundlichkeit ist das A und O. Besonders an der Kasse sollte man der eigenen Kundschaft höflich, hilfsbereit und zuvorkommend entgegenkommen. Du musst nicht den ganzen Tag mit einem aufgesetzten Lächeln im Laden stehen. Es hilft bereits ein offenes Ohr für Kundenprobleme und -fragen zu haben. Auch bei herausfordernden Kunden solltest du versuchen, stets die Nerven zu behalten.  

2. Auftreten

Ein gepflegtes Erscheinungsbild und das einhalten von Kleidervorschriften wird bei deinen Kunden einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Schmutzige Arbeitskleidung oder aufdringliche Gerüche sind nicht unbedingt verkaufsfördernd. In gewissen Branchen gelten zusätzliche Hygienemaßnahmen, an die man sich unbedingt halten muss.

3. Teamgedanke

Sei ein Teamplayer und flexibel, denn nur in einem angenehmen Arbeitsklima kann auch erfolgreich verkauft werden. Wenn du siehst, dass du gerade nichts zu tun hast, erkundige dich, ob du einem Arbeitskollegen helfen kannst.

4. Selbstständigkeit

Versuche, stets auf dem Laufenden zu bleiben und dich selbstständig über neue Artikel oder Änderungen zu informieren. Trainiere immer wieder dein Kassensystem-Handling und lerne mögliche PLU-Codes auswendig. Zudem ist es von Vorteil, wenn du dich von Anfang an auch mit allen Geschäftsrichtlinien vertraut machst. Kundenfreie Zeit kannst du auch sinnvoll nutzen, um Ware aufzufüllen oder Reinigungen durchzuführen. In den meisten Fällen wird Selbstständigkeit belohnt. 

5. Sorgfalt

Neben dem pflichtbewussten Umgang mit dem Bargeld solltest du auch stets deinen Kassenarbeitsplatz ordentlich halten. Gehe auch mit den Kassengeräten sorgsam um, da diese lange und kosteneffizient genutzt werden sollten.

Die verschiedenen Kassensyteme

Im Verkauf werden unterschiedliche POS Kassensysteme eingesetzt. Im Anschluss lernst du die  gängigsten Systeme kennen.

Kleine Einzelhändler mit geringem Verkaufsvolumen sind mit einer einfachen elektronischen Registrierkasse ausgestattet. Die Hardware setzt sich hier wie folgt zusammen:

• Display (Touchscreen)
• Kassenschublade
• Barcodescanner
• Integrierter Bondrucker
• Kartenterminal

Neben den einfachen elektronischen Registrierkassen gibt es noch moderne digitale Point-of-Sale- Systeme (POS), die neben der Kasse auch die Buchhaltung, Warenwirtschaft, Marketing bis hin zur Anbindung eines Online-Shops verfügen. Diese Kassensysteme zählen auch zu den elektronischen Registrierkassen, verfügen jedoch über einen größeren Funktionsumfang. Sie bieten nicht nur mehr Funktionen, sondern können auch intelligent über Schnittstellen mit Kundendisplays oder bei der Gastrokasse mit dem Küchendrucker erweitert werden. Die mobilen Kassensysteme zählen zu den POS-Systemen. Dabei werden mobile Endgeräte (z.B. Tablets und Smartphones) mittels App zu Kassensystemen umfunktioniert. Zusätzlich sind diese aber auch mit weiterer Kassenhardware kompatibel, sodass auch damit ein vollständiges Kassensystem aufgebaut werden kann.

Nebst dem gibt es auch noch PC-Kassen. Im Vergleich zu den einfachen Registrierkassen erhalten diese einige Zusatzfunktionen und erlauben auch den Anschluss eines Warenwirtschaftssystems. Jedoch können solche komplexe Kassensysteme störungsanfälliger sein und setzen aufgrund der erweiterten Funktionen eine längere und intensivere Einarbeitungszeit voraus.

Auch die offene Ladenkassen sind immer noch im Einsatz , welche nur aus einem Bargeldbehälter bestehen und keine weitere technische Ausstattung aufweisen. Hierbei ist meist noch Kopfrechnen gefragt. Der Vorteil dabei ist, dass eine Einarbeitungszeit entfällt, jedoch sind die Anforderungen und der Aufwand bei der Kassenbuchführung weitaus höher, als bei den anderen Kassenarten. Auch die Gefahr einer erhöhten Fehlerquote ist nicht zu unterschätzen.

Kassieren lernen - Bedienung der Kasse

Endlich geht es los und du stehst als Verkäufer im Laden. Wir zeigen dir nun, wie du bei den verschiedenen Kassiervorgängen vorzugehen hast, damit am Ende der richtige Betrag erfasst wird.

1. Kassieren mittels Barcodescanner

Sollte ein Artikel über einen Barcode verfügen, dann lässt sich dieser einfach und schnell mittels Barcodescanner erfassen. Dieser wird lediglich 2 bis 10 cm waagerecht vor den Barcode gehalten. Je nach Modell muss eine Scanntaste gedrückt werden und zur akustischen Bestätigung erfolgt ein Piepton. Bei eingebauten Scannern muss der Artikel lediglich darüber geschoben werden.

2. Kassieren mittels EAN

Wenn eine Kasse ohne Scanner läuft oder der Barcode/Strichcode nicht erfasst werden kann, greifst du als Kassierer auf die 8- oder 13-stellige EAN-Nummer zurück. Diese befindet sich direkt unterhalb des Strichcodes und muss von dir manuell eingegeben werden.

3. Kassieren mittels Artikelsuche

Wenn kein Barcode vorhanden ist, kannst du die Artikelsuche nutzen. Der Aufruf der ≪Artikel suchen≫ - Funktion lässt sich entweder über einen an der Kassenoberfläche befindlichen Button aufrufen oder über eine bestimmte Funktionstaste öffnen. Dies variiert je nach Kassensystem. Um die gezielte Suche zu starten, kannst du den Artikelnamen, die Warengruppe, eine Produktbeschreibung oder Buchstaben ins Suchfeld eingeben.

4. Kassieren mittels freier Preiseingabe

Über den Preis sollte nur in den dringendsten Fällen abkassiert werden, z.B. wenn der Artikel noch gar nicht angelegt wurde. Dabei erfolgt die Preisangabe manuell und der Artikelname und Steuersatz müssen noch hinzugefügt werden.

5. Kassieren mittels Schnellwahltasten oder Waren Tastaturen

Schnellwahltasten, auch als Schnelldreher oder Schnell Buttons bezeichnet, sind Tasten, welche bestimmte Artikel schon vorprogrammiert haben. Je nach Kassenart drückst du die Tasten entweder auf der Tastatur, mittels Maus auf dem Bildschirm oder direkt per Fingerdruck auf dem Touchscreen. So werden die speziellen Artikel in Handumdrehen abkassiert. Programmierbare Waren- oder Kassentastaturen kommen vor allem in Lebensmittelgeschäften mit Frischwaren zum Einsatz. Wenn du zum Beispiel planst, eine Bäckerei zu eröffnen, wäre dieses Kassensystem für dich interessant. 

Übung macht den Meister

Wir von Paymash bieten kostenlose Testzugänge für unsere Kassen-App an. Dabei kannst du dich mit den unterschiedlichen Kassenoberflächen und Funktionen je nach Branche schon vor Arbeitsbeginn vertraut machen. Auch wenn an deinem zukünftigen Arbeitsplatz ein anderes System verwendet werden sollte, kann diese Möglichkeit zur Übung verwendet werden. Zudem stehen für die Einarbeitung an modernen Kassensystemen bei den entsprechenden Anbietern auch Online-Schulungen und entsprechende Übungen zur Verfügung. Mittels Kassensimulator kannst du dich auch mit wichtigen Oberflächen und Funktionen vertraut machen. So bist du bestens auf deinen ersten Arbeitstag vorbereitet und kennst die wichtigsten Begrifflichkeiten und Vorgänge.

Tipps zur Fehlervermeidung

Um Fehler oder Sachdiebstahle zu minimieren, sollte der Kassiervorgang möglichst wie folgt ablaufen: 

1. Nenne dem Kunden den zu zahlenden Betrag
2. Zahlbetrag entgegennehmen und kontrollieren. Alternativ das Kreditkartenlesegerät reichen und den Zahlbetrag überprüfen
3. Bei Bargeldzahlung das Geld zunächst in die Registrierkasse klemmen oder ablegen und noch nicht in die Geldfächer einordnen
4. Rückgeld dem Kunden vorzählen
5. Geld in die Geldfächer einsortieren
6. Kassenbonausgabe (in Deutschland gibt es seit 2020 eine Kassenbonpflicht in einigen gewerblichen Bereichen.)

Auch wenn die meisten Kassensysteme über Wechselgeldrechner verfügen, schadet es nicht, wenn du zur Sicherheit die Differenz für das Wechselgeld berechnen kannst.

Tipp für die Rückgeldausgabe

Um deine Fähigkeiten im Kopfrechnen fit zu halten, gibt es auch Online-Rückgeld Trainer wie das ≪Kassenspiel Geldrückgabe≫. Somit vermeidest du auch Kassendifferenzen: Dabei stimmt der Soll-Kassenstand nicht mit dem Ist-Kassenstand überein. Informiere dich in deinem Unternehmen, wie mit Kassendifferenzen umgegangen wird. Ist das sogenannte Mankogeld im Arbeitsvertrag festgelegt, wird die Kassendifferenz unter den Mitarbeitern aufgeteilt. Rechtlich gesehen haftest du nur, wenn dir mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann.

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