Der Gutschein ist im Verkauf und der aktiven Kundenbindung nicht mehr wegzudenken. Doch wie nutzt man diese richtig und wie kann ich Gutscheine einsetzen, um meine Kunden an mein Unternehmen zu binden? Wie die Gutscheinfunktion in der Paymash Software funktioniert, erfährst du in diesem Blog Beitrag.
Was sind Gutscheine?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Definition zum Begriff “Gutschein”. Grundsätzlich ist ein Gutschein eine Wertbezeichnung, die dem Kunden (Inhaber des Gutscheines) einen Anspruch auf die angegebene Leistung (angegebener Wert) ermöglicht. Die Leistung kann beispielsweise ein Produkt oder eine Dienstleistung sein.
Verschiedene Arten von Gutscheinen
Gutschein ist nicht immer gleich Gutschein. Es gibt verschiedene Arten von Gutscheinen:
- Wertgutscheine: Bei Wertgutscheinen wird Bargeld in einer abgewandelten Variation verschenkt. Der Ort, an dem dieser Wertgutschein eingelöst werden soll, ist aber bereits festgelegt. Wertgutscheine sind die Art von Gutscheinen, mit der wir bisher selbst womöglich am meisten konfrontiert wurden.
Beispiel: An der Supermarktkasse befindet sich eine große Auswahl an Wertgutscheinen von Amazon, Netflix, Spotify und Co. Diese können an der Kasse erworben werden für den Wert, den der Gutschein hat und anschließend kann man diesen verschenken. Ein Netflixgutschein kann dann bei Netflix eingelöst werden.
- Warengutscheine: Bei Warengutscheinen wird, wie der Name bereits sagt, eine Ware verschenkt. Abgesehen davon fällt auch das “verschenken” von Dienstleistungen unter diese Kategorie.
Beispiel: Ein Gutschein für eine extra Kopfmassage + Styling der Haare bei einem gewöhnlichen Friseurbesuch oder ein Gutschein für ein Getränk bei einem Kinobesuch.
- Geschenkgutscheine: Der Geschenkgutschein ist ähnlich wie der Wertgutschein. Nur dass man den Geschenkgutschein bereits bei dem Unternehmen kauft, für den man auch den Gutschein erwerben möchte. Diese Form des Gutscheines ist entstanden, um das Schenken von Bargeld zu minimieren.
Beispiel: Ein Freund hat Geburtstag. Dieser hat ein Lieblingsrestaurant, in dem er häufiger essen geht. Statt diesem Freund zum Geburtstag einen gewissen Bargeldbetrag in die Hände zu drücken, kann man zu diesem Restaurant hingehen und sich einen Gutschein erstellen lassen.
- Umtauschgutscheine: Diese Art von Gutschein ist am häufigsten im Einzelhandel anzutreffen. Hier erhält man bei einer Rücknahme einer Ware einen bestimmten Betrag als Ersatz.
Beispiel: Wenn man in einem Kleiderladen einkaufen war und die Jeans nicht vor Ort anprobieren wollte, sondern diese mit nach Hause genommen hat, sie aber nicht passt. Kann man diese, sofern keine Mängel ersichtlich sind, zurückbringen. Je nach Unternehmen erhält man dann Bargeld oder einen Umtauschgutschein im Wert von der Jeans.
Gesetzliche Gültigkeit
Gesetzlich sind Gutscheine oftmals eine verzwickte Angelegenheit. Das liegt vor allem daran, dass in verschiedenen Ländern unterschiedliche Regelungen gelten. Selbst in der DACH-Region (sprich Deutschland, Österreich und Schweiz) unterscheiden sich die Regelungen enorm. Bevor man also auf dem Gutschein sitzen bleibt, da er rechtlich eventuell nicht gültig ist, sollte man sich vorab bereits über die herrschenden Regelungen kümmern.
Oftmals ist es so, dass Gutscheine, obwohl sie keine Befristung haben, nicht unbegrenzt einlösbar sind. Es gibt sogenannte Verjährungsfristen und diese können in Deutschland, Österreich und Schweiz kaum unterschiedlicher sein.
In Deutschland gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Wenn man den Gutschein nach diesen drei Jahren einlösen möchte, hat man keinen Anspruch auf die Leistung oder den entsprechenden Geldbetrag. Die Frist von drei Jahren beginnt allerdings erst am Ende des Jahres.
Beispiel: Wurde einem ein Gutschein zum Geburtstag im Juli 2022 geschenkt, wird dieser (in Deutschland) ab dem 31. Dezember 2025 verjährt sein.
In der Schweiz hingegen sind Gutscheine mindestens fünf und höchstens 10 Jahre gültig.
Die Verjährungsfrist von kleineren Gegenständen oder Dienstleistungen wie Bücher-, Kleider- oder Restaurantbesuch-Gutscheine sind nach mindestens 5 Jahren verjährt. Hingegen sind Aktivitäten wie Hotelübernachtungen und Konzertbesuche verjähren nach mindestens 10 Jahren. Das Schweizer Bundesgericht hat außerdem festgehalten, dass die Verjährungsfristen von mindestens 5 und 10 Jahren eingehalten werden müssen. Eine Verkürzung ist rechtlich unzulässig.
In Österreich hat der Oberste Gerichtshof bestätigt, dass Gutscheine grundsätzlich 30 Jahre lang gültig sind. Es gibt die Möglichkeit, diese Frist zu verkürzen, jedoch muss hierfür immer ein nachvollziehbarer Grund vorliegen. Je kürzer die Frist, desto mehr muss der Grund für die Verkürzung gerechtfertigt werden.
Sind Gutscheine Umsatzsteuerpflichtig?
Gutscheine sind eine beliebte Geschenkidee, doch wie werden sie besteuert und was sind die Unterschiede in Deutschland, Schweiz und Österreich?
In der Schweiz gilt die Regelung, dass Leistungen, die durch eine steuerpflichtige Person im Inland geleistet wurden, der schweizerischen Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer unterliegen. Als Unternehmen sollte man diesen Verkauf allerdings nicht unbedingt in die Erfolgsrechnung, sondern eher auf ein Passivkonto verbuchen. Denn erst beim Einlösen des Gutscheines sollte dieser richtig versteuert werden.
In Deutschland wird bei der Versteuerung von Gutscheinen zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterschieden.
Bei einem Einzweck-Gutschein fällt die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausgabe des Gutscheines an. Das Einlösen eines Gutscheins führt nicht zu Veränderungen bezüglich der Versteuerung. Wenn ein Einzweck-Gutschein an einen anderen Unternehmer übertragen wird, fällt die Besteuerung zum Zeitpunkt der Übertragung an.
Hingegen bei einem Mehrzweck-Gutschein fallen erst umsatzsteuerliche Konsequenzen an, wenn der Gutschein eingelöst wird.
In Österreich fällt die Umsatzsteuer ebenso erst beim Einlösen des Gutscheines die Umsatzsteuer an.
Deine Vorteile mit Gutscheinen
Gutscheine sind nicht nur eine beliebte Geschenkidee, sondern sie bergen auch vielerlei Vorteile für einen Unternehmer.
- Kundenakquise: Menschen, die einen Gutschein von deinem Unternehmen geschenkt bekommen, sind oftmals nicht unbedingt bereits Kunden. So können neue Kunden über Gutscheine akquiriert werden.
- Unternehmensbindung: Ein Gutschein bringe neue oder bereits bestehende Kunden bei deinem Unternehmen einzukaufen / konsumieren und entscheidet sich somit nicht für die Konkurrenz.
- Werbeaktion Gutschein: Gutscheine kommen gut an. Noch beliebter sind Gutscheinaktionen über beispielsweise Social Media Kanäle. Vor allem in der Zeit des wachsenden E-Commerce werden Gutscheine oder Aktionscodes immer beliebter. Solche Gutscheinaktionen lenken mehr Kunden zu deinem Unternehmen und es unterstützt das Wachstum deines Betriebs.
- Wiedergutmachung: Im Falle einer berechtigten Reklamation kann ein Gutschein als "Wiedergutmachung Instrument" eingesetzt werden.
- Verkaufen nach Ladenschluss: Durch den Verkauf von Gutscheinen kann man auch abseits der Öffnungszeiten Umsatz generieren.
Die genannten fünf Vorteile sind nur ein paar. Generell ist aber zu sagen, dass Gutscheine einen großen Anreiz für bestehende und potenziell neue Kunden schaffen. Aus diesem Grund sollte man als Unternehmer nicht auf dieses Tool verzichten.
Auf die Gestaltung kommt es an
In der Gestaltung hat man fast komplett freie Hand. Grundsätzlich kann man seiner Kreativität freien Lauf lassen. Es gibt ein paar wenige Details, die aber auf einem professionellen Gutschein enthalten sein sollten.
- Der Gutschein muss in schriftlicher Form verfasst werden
- Ebenso sollte der Gutschein den tatsächlichen Betrag / Wert enthalten
- Der Herausgeber (Betrieb) des Gutscheins sollte klar erkennbar sein
- Das Ausstellungsdatum sollte ebenso auf dem Gutschein stehen, da von diesem Zeitpunkt an die Frist zur Verjährung läuft.
Einbindung in deine Marketingaktivitäten
Wie bereits in dem Kapitel «Deine Vorteile mit Gutscheinen» haben Gutscheine auch marketingtechnisch vielerlei Vorteile. Nebst den bereits erwähnten ist es auch noch so, dass ein Gutschein inaktive Kunden wieder aktiv werden lassen kann. Doch die Frage ist, wie bindet man Gutscheine erfolgreich in den eigenen Marketingplan mit ein.
- Welche Ziele möchte man durch die Gutschein-Marketing-Strategie erreichen? Z.B. Neukundenakquise, Steigerung des Warenkorb-Wertes, Steigerung der E-Mail Abonnenten
- Welche Rabattaktion eignet sich, um die gesetzten Ziele zu erreichen?
- Wie lange sollte eine solche Aktion andauern?
- Wie mache ich die Kunden auf die Aktion aufmerksam? Z.B. Plattformen
- Wie gestaltet man den eigenen Gutschein oder die Aktion ansprechend?
Mit der Beantwortung dieser Frage sollte es möglich sein, die Eingliederung von Gutscheinen in den Marketingplan vorzunehmen.
So funktioniert die ≪Gutschein-Funktion≫ bei Paymash
Moderne Kassensysteme, die zum Ziel haben, deinen Alltag einfacher zu gestalten, haben oftmals bereits solche Funktionen integriert. So beispielsweise auch das Kassensystem von Paymash. Hier ist die Gutschein-Funktion bereits enthalten.
Mit dieser Funktion ist es möglich, Gutscheine zu erstellen, zu verkaufen und anschließend auch einzulösen.
Im Adminbereich der Paymash App kann man auf den Firmennamen klicken und hier anschließend die Einstellungen auswählen. Danach kann unter dem Menüpunkt “Gutscheine” die Beschreibung, Gültigkeit, Text, Werbeansicht und Gutscheincode bearbeitet werden. Es sind bereits standardmäßige Werte hinterlegt, diese können aber individuell angepasst werden.
Sobald die Gutschein-Funktion aktiviert wurde, können diese dann über Smartphone und Tablet an deine Kunden verkauft werden. Der Gutschein kann anschließend in den Warenkorb gelegt und vom Kunden bezahlt werden. Zusammen mit dem Beleg kann auch der Gutschein über den Bondrucker ausgedruckt werden.
Ebenso einfach wie das Verkaufen ist auch das Einlösen der Gutscheine. Wenn ein Kunde die gekauften Produkte mit einem Gutschein bezahlen möchte, kann man einfach als Zahlungsmethode “Gutschein” anwählen. Der Gutscheincode wird nun eingegeben oder gescannt, vom Guthaben wird nun die zu zahlende Summe abgezogen und das Guthaben wird aktualisiert.
Mit der Paymash Software ist nicht nur das Zahlen einfacher, sondern ebenso wird der Geschäftsalltag mit nützlichen Funktionen vereinfacht.
FAQ
Wie kann ich einen Gutschein in Paymash erstellen?
Das Erstellen eines Gutscheines in der Paymashsoftware verläuft folgendermaßen: 1.) Den Adminbereich öffnen; 2.) Den eigenen Firmennamen auswählen; 3.) “Einstellungen” anklicken; 4.) Im Menü den Punkt “Gutscheine” auswählen; 5.) Änderungen vornehmen (z.B. Gültigkeit, Text oder Wert)
Wie verbuche ich einen Gutschein?
Ein Gutschein ist als Zahlungsmittel anzuerkennen. Die Leistung ist erst dann umsatzrelevant, wenn der Gutschein tatsächlich eingelöst wird. Erst zu diesem Zeitpunkt wird der Gutschein zu der entsprechenden Steuerperiode gerechnet. Als Leistung gilt der Gegenwert der Dienstleistung.
Gibt es rechtliche Bedingungen?
Rechtlich ist vor allem die Verjährung der Gutscheine zu betrachten. Trotz angegebenen Ablaufdatum haben Gutscheine nämlich eigentlich nur ein “Ablaufdatum”. Diese Frist ist in unterschiedlichen Ländern unterschiedlich lang. Schweiz: Mindestens 5 Jahre oder 10 Jahre; Deutschland: 3 Jahre; Österreich: 30 Jahre.
