Pour pouvoir vendre des produits ou des services, il faut un point de vente. Souvent, ce point est la caisse elle-même ou le comptoir sur lequel la caisse est posée. Une caisse enregistreuse moderne peut non seulement accélérer le processus de paiement, mais aussi simplifier le quotidien du magasin grâce à d'autres fonctions. La plupart du temps, les caisses enregistreuses modernes fonctionnent différemment d'une caisse de magasin ordinaire ou même d'une caisse mobile.
Contrairement aux caisses enregistreuses modernes, une caisse de magasin est utilisée manuellement. Cette caisse ne peut enregistrer aucune donnée technique, c'est pourquoi un tiroir-caisse ouvert est souvent géré avec un livre de caisse. Dans un livre de caisse, toutes les recettes et dépenses en espèces sont en effet mentionnées. Pour les petites entreprises, une telle solution de caisse peut être utile au début, mais cette gestion de caisse peut être une source d'erreurs importante. Les avantages sont évidents, car les coûts d'acquisition ne sont pas si élevés, de plus la caisse n'a pas besoin d'électricité. Les inconvénients sont toutefois que cette caisse n'est pas liée à des prescriptions légales et que celles-ci sont donc souvent contrôlées.
Contrairement à un tiroir-caisse ouvert, une caisse enregistreuse peut enregistrer des données individuelles. Si la caisse enregistreuse fonctionne sans système de caisse ou logiciel associé, elle est également appelée caisse autonome. Sans logiciel, même une caisse enregistreuse moderne ne peut offrir que des fonctions de caisse classiques et non des fonctions supplémentaires. Il s'agit notamment des ventes, des dépenses, des prélèvements, des dépôts et des annulations. D'autres fonctions, comme par exemple la division des factures ou l'inscription des pourboires en tant que tels, sont alors incluses dans les logiciels de caisse.
Une caisse mobile est en principe une caisse qui est mobile et qui n'est donc pas uniquement utilisable de manière stationnaire. Avec le système de caisse de Paymash, les tablettes et les smartphones peuvent par exemple être transformés en caisse. Il suffit pour cela de télécharger une application et de disposer en un clin d'œil d'une caisse mobile que l'on peut emporter d'une table à l'autre.
Les caisses enregistreuses combinées à un logiciel de caisse complet ne sont certainement pas l'alternative la plus économique, mais elles apportent un soutien considérable dans le travail quotidien. Souvent, différentes fonctions sont proposées pour différents secteurs. Il existe par exemple des caractéristiques qui aident la restauration, comme la planification des tables ou le bonification par radio des commandes vers l'imprimante de la cuisine. Le salon de coiffure est soutenu par un fichier client détaillé et, surtout pour le commerce de détail, il est possible de vendre des bons ou de laisser les clients les utiliser pour payer.
Les différents fournisseurs de logiciels proposent des fonctions différentes. Il convient de décider soi-même laquelle convient le mieux à son entreprise. Le rapport qualité-prix doit être le plus important.
Une caisse enregistreuse complète ne se limite toutefois pas à un tiroir-caisse. En règle générale, une caisse enregistreuse complète comprend, outre le tiroir-caisse, une tablette ou un écran sur lequel le tableau de bord peut être affiché. Une imprimante de tickets, un lecteur de codes-barres et un terminal de cartes font également partie des éléments essentiels d'une caisse enregistreuse. Le lecteur de carte est nécessaire pour accepter les paiements par carte.
La sécurité des données et le respect des dispositions légales devraient définitivement jouer un rôle dans le choix d'une caisse. Entre-temps, il y a de plus en plus de formalités et de réglementations à respecter. Un autre avantage de la caisse enregistreuse moderne, y compris le logiciel de caisse, facilite beaucoup les choses. En effet, grâce aux mises à jour régulières du fabricant, les lois les plus récentes sont toujours respectées et mises en œuvre.
La NF525 est une certification qui garantit aux autorités fiscales l'inaltérabilité, la sécurité, la conservation et l'archivage des frais de transaction. Cette certification garantit que les données enregistrées sont sécurisées et surtout protégées contre toute manipulation. Cette certification est extrêmement importante pour l'administration fiscale, car il est ainsi quasiment impossible de dissimuler des transactions.
La plupart du temps, ces caisses enregistreuses modernes, certifiées NF525, sont également des systèmes de caisse basés sur la technologie cloud. En premier lieu, un cloud n'est qu'un support de données externe, une sorte d'espace de stockage accessible à l'aide d'une connexion Internet stable. Cette technologie offre un certain nombre d'avantages à l'entrepreneur. Par exemple, il est possible d'accéder aux données de transaction à tout moment et de n'importe où. Grâce à cette technologie, le système est flexible et peut être utilisé de manière mobile. D'une manière générale, les systèmes de caisse basés sur le cloud computing offrent de nombreuses fonctionnalités. Il est notamment possible de stocker les données de manière simple et sûre, mais aussi de les exporter depuis le disque dur.